Az „Országos Dokumentumellátási Rendszer szolgáltatásainak támogatása”, valamint az „Országos szakkönyvtárak 2025. évi állományvédelmi támogatása” pályázati kiírás – Döntési lista

e-Papír Felhasználói Kézikönyv v1.0 2018.02.21. Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató ZRt. Tartalommenedzsment csoport Tartalom 1 Bevezetés......................................................................................................................................... 2 2 Bejelentkezés................................................................................................................................... 2 3 Az alapképernyő áttekintése ........................................................................................................... 4 3.1 Munkamenet időkerete........................................................................................................... 4 3.2 Funkciók................................................................................................................................... 5 4 Új levél írása .................................................................................................................................... 5 4.1 Témacsoport............................................................................................................................ 6 4.2 Ügytípus ................................................................................................................................... 7 4.3 Címzett hivatal ......................................................................................................................... 8 4.4 Hivatkozási szám ..................................................................................................................... 9 4.5 Levél tárgya ............................................................................................................................. 9 4.6 Levél szövege ........................................................................................................................... 9 4.7 Mentés piszkozatként.............................................................................................................. 9 4.8 Csatolmányok .......................................................................................................................... 9 4.8.1 Dokumentumok csatolása ............................................................................................. 10 4.8.2 Csatolt dokumentumok listája ...................................................................................... 11 4.8.3 Csatolt dokumentumok törlése ..................................................................................... 11 4.8.4 Feltöltött csatolmányok hitelesítése (AVDH) ................................................................ 12 4.8.5 Csatolt dokumentum letöltése ...................................................................................... 13 4.9 Levél törlése a csatolmányok felületen ................................................................................. 14 4.10 Levél véglegesítése ................................................................................................................ 15 4.11 Levél küldése ......................................................................................................................... 16 4.12 Levél törlése az Áttekintés felületen ..................................................................................... 18 5 Mentett Piszkozatok ...................................................................................................................... 19 5.1 Levéltervezet mentése .......................................................................................................... 19 5.2 Mentett levéltervezetek listája ............................................................................................. 19 5.3 Mentett levéltervezet szerkesztése ...................................................................................... 20 5.4 Mentett levéltervezet törlése ............................................................................................... 20 6 Súgó ............................................................................................................................................... 21 7 Kapcsolat ....................................................................................................................................... 22 8 Általános keresés ........................................................................................................................... 23 9 Kijelentkezés .................................................................................................................................. 24 1 1 Bevezetés Az e-Papír egy ingyenes, hitelesített üzenetküldő alkalmazás, amely internetkapcsolaton keresztül, elektronikus úton összeköti az Ügyfélkapuval rendelkező ügyfeleket a szolgáltatáshoz csatlakozott intézményekkel. Jelen dokumentum az e-Papír alkalmazás felhasználói kézikönyve. 2 Bejelentkezés Az e-Papír alkalmazás egy online felületen elérhető rendszer, telepítést nem igényel. Elérhetősége: https://epapir.gov.hu Az URL cím böngészőbe történő beírása után az e-Papír főoldala nyílik meg, ahol lehetőség van a Súgó és használati feltételek megtekintésére, illetve a jobb felső sarokban lévő „Bejelentkezés” gombra kattintva az alkalmazás elindítására. A „Bejelentkezés” gombra való kattintást követően megjelenő Ügyfélkapu azonosítás felületen adja meg felhasználónevét és jelszavát, majd kattintson a „Belépés” gombra. 2 A felhasználók azonosítása a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) rendszeren keresztül történik, ezért a bejelentkezés során néhány másodpercig az alábbi képernyő jelenik meg, majd elindul az alkalmazás. Figyelem! Több ügyfélkapu regisztrációval rendelkező felhasználók esetén - a bejelentkezést követően - ki kell választani a használni kívánt ügyfélkaput. 3 3 Az alapképernyő áttekintése A bejelentkezést követően az e-PAPÍR felület alapképernyője jelenik meg a belépett felhasználó személyazonosító adataival. Figyelem! A természetes személyazonosító adatok az űrlapon nem módosíthatók. Adateltérés esetén a regisztrációs szerveket (pl. okmányirodák, kormányablakok) kell személyesen felkeresni egyeztetés, ill. módosítás céljából. A képernyő jobb felső sarkában a bejelentkezett felhasználó neve jelenik meg. 3.1 Munkamenet időkerete A képernyő jobb felső sarkában a felhasználó név mellett látható a kilépési idő, amely jelenleg 10 perc. 4 A munkamenet keretidejének lejárta előtt a program az alábbi üzenetet küldi. Az „Igen” gombra kattintva az időkeret újraindul. A „Nem” gombra kattintva a kilépési idő lejártakor kilépteti a felhasználót az alkalmazásból. 3.2 Funkciók Az alapképernyőn az alábbi funkciók érhetők el:  Új levél írása,  Mentett piszkozatok,  Súgó,  Általános keresés. 4 Új levél írása Az alapképernyőn az Új levél írása menüpontra kattintva, illetve bármelyik képernyőn a bal felső sarokban lévő e-PAPÍR logóra kattintva kezdeményezhető új levél írása. 5 Az Új levél írása/Levél szövege felületen az alábbi adatokat lehet megadni, attól függően, hogy az adott mező kötelezően kitöltendő-e.  Témacsoport,  Ügytípus,  Címzett hivatal,  Hivatkozási szám,  Levél tárgya,  Levél szövege 4.1 Témacsoport A Témacsoport adatmezőbe kattintva elérhető a témacsoportok listája. A témacsoport kiválasztásának célja, hogy megadása után könnyebben beazonosítható legyen a levél ügytípusa – témaköre – és ezen keresztül a címzett hivatal. A témacsoport megadása nem kötelező, az ügytípus kiválasztása során a rendszer automatikusan kitölti a mezőt. 6 Amennyiben a listából kiválasztásra került egy témacsoport, megjelenik egy Súgó link, amelyre kattintva egy újabb böngésző lapon megjelenik a kiválasztott témacsoporthoz tartozó ügytípus(ok) adata(i). A képernyőn található ikonra kattintva a kiválasztott témacsoport/ügytípus adataival indítható a levélírás és a további adatmezők kitöltése folytatható. 4.2 Ügytípus Az „Ügytípus” adatmezőbe kattintva elérhető a kiválasztott témacsoporthoz tartozó ügytípusok listája. 7 A listában szereplő ügytípusok közül csak egyet lehet kiválasztani, amely az adott levél ügytípusa lesz. Az ügytípus kiválasztása kötelező. 4.3 Címzett hivatal A „Címzett” adatmezőbe kattintva elérhető a kiválasztott ügytípushoz címzettként megadható hivatalok listája. A listában szereplő hivatalok közül csak egyet lehet kiválasztani, amely az adott levél címzett hivatala lesz. Az címzett kiválasztása kötelező. Figyelem! A címzett hivatal helyes kiválasztása kiemelt fontosságú, ugyanis ez határozza meg azt, hogy az űrlap melyik intézmény hivatalába fog beérkezni. 8 4.4 Hivatkozási szám A „Hivatkozási szám” egy szabad szöveges adatmező, itt lehet megadni a levél feladójánál keletkező, vagyis az ügyfél oldalon rendelkezésre álló azonosítót, amely az adott levél ügytípusához kapcsolódik. (Például: iktatószám, szerződés szám, ügyfélszám, stb.) A mező kitöltése nem kötelező. 4.5 Levél tárgya Az „Levél tárgya” szabad szöveges adatmező, itt kell megadni a levél tárgyát, amely röviden és egyértelműen összefoglalja a levél tartalmi, érdemi részét. A „Levél tárgya” adatmező kitöltése kötelező. 4.6 Levél szövege Az ”Levél szövege” szabad szöveges adatmező, itt kell megadni a levél tartalmi részének bővebb leírását, amely egyértelműen megfogalmazza a levélben megjelölt ügytípushoz kapcsolódó érdemi tartalmat. A „Levél szövege” mező kitöltése kötelező. 4.7 Mentés piszkozatként A „Mentés piszkozatként” funkciógombra kattintva az adott levél piszkozatként kerül elmentésre, így annak megírása akár később egy másik számítógépen, vagy okostelefonon folytatható tovább. 4.8 Csatolmányok Az „Új levél írása” felületen lévő adatok megadása után a képernyő alján lévő gombra kattintva a megjelenő oldalon ellenőrizheti a levél szövegét, és – amennyiben szükséges – feltöltheti a leveléhez tartozó dokumentumokat. 9 4.8.1 Dokumentumok csatolása 10 Nyissa meg a csatolni kívánt állományt tartalmazó mappát, és jelölje ki a csatolandó dokumentumot (egyszerre több dokumentumot is kijelölhet). A csatoláshoz húzza az egérrel a kijelölt állományokat a képernyő közepére. A másik lehetőség, hogy a gombra kattintva válassza ki a feltöltésre szánt dokumentumot (egyszerre csak egy dokumentumot tud feltölteni). 4.8.2 Csatolt dokumentumok listája A csatolt fájlok egy, az alábbi adatokat tartalmazó táblázatban jelennek meg: • Feltöltött fájl neve: csatolt dokumentum neve, kiterjesztése; • Mérete: a feltöltött fájl mérete; • Rendszer által hitelesített: Igen / Nem érték szerepel attól függően, hogy Ön a programból elérhető AVDH szolgáltatással hitelesítette-e az adott dokumentumot. • Feltöltött dokumentumok fájlméretének maximalizálása. A feltölthető dokumentumok összes fájlmérete maximalizált. Erről a program a táblázat jobb alsó sarkában ad tájékoztatást (feltöltött dokumentumok fájlmérete / maximálisan feltölthető összes fájlméret). 4.8.3 Csatolt dokumentumok törlése A csatolt dokumentumok táblázatában lévő „Törlés” gombra kattintva lehetőség van a tévesen feltöltött állományok törlésére. 11